Você conhece o PIPELINE DE VENDAS?

 

 

VOCÊ ADMINISTRA O SEU PIPELINE DE VENDAS?

 José Carlos Martins F. de Mello

Consultor em vendas e negociação

 

Você contrata um novo vendedor: ele se esforça, visita prospects sem descanso, se dedica, mas passados 5 meses ele ainda não concluiu nenhuma venda. Qual é sua atitude: você o demite, reforça o treinamento ou espera mais um pouco?

Processos de venda podem ter ciclos curtos, médios ou longos. Se você vende no varejo é bem provável que o processo seja de ciclo curto: um vendedor em uma loja se aproxima do prospect, estabelece o contato inicial, entende o que ele procura, oferece o produto, negocia formas de pagamento e fecha a venda. Este processo leva, quase sempre, apenas alguns minutos.

Existem ciclos de vendas mais longos e complexos que podem durar meses desde a identificação do suspect até o fechamento do negócio. É o caso, por exemplo, da venda de um projeto de engenharia, de um software de gestão ou mesmo de sementes para um agronegócio.

Agora veja a resposta para a pergunta inicial: se o seu ciclo de vendas é de 2 meses é bem provável que o seu novo vendedor esteja decepcionando, mas e se o ciclo médio for de 6 meses?

Em vendas de ciclo médio ou longo, diretores comerciais e gerentes de vendas precisam de ter respostas para questões como:

  • Qual é o tempo médio de fechamento das vendas?
  • Quantas oportunidades de negócios estão em andamento? Quais são as mais importantes?
  • Qual o valor total das oportunidades? E o valor das oportunidades por estágio da venda?
  • Quais são as oportunidades de fechamento com probabilidades alta, média e baixa?
  • Em quais estágios elas estão?
  • Como estão as oportunidades em fase de fechamento em São Paulo? E as de Minas?   
  • Quem são os vendedores com maior número de propostas com probabilidade alta de fechamento para novembro? E para dezembro?
  • Por que as propostas do vendedor do Paraná estão paradas? Por que ele não está vendendo?
  • Qual é o vendedor que fecha mais oportunidades? Qual é o que fecha os maiores valores?

Respostas a perguntas como estas fornecem informações de 2 tipos:

  • Informações necessárias para administrar o seu processo de vendas (as 6 primeiras);
  • Informações sobre o desempenho de cada vendedor e da equipe de vendas (as restantes).

Estas informações, imprescindíveis para gerenciar um departamento de vendas, podem ser obtidas com a implantação e gestão de um Pipeline de Vendas. O pipeline (ou funil) de vendas é uma representação visual de todas as oportunidades abertas por sua equipe. É uma ferramenta cada vez mais utilizada e seus conceitos vem sendo cada vez mais incorporados em vários softwares.  Se sua empresa não a utiliza fique atento, pois você pode estar perdendo muita informação (e vendas!) importantes. Com o pipeline você pode saber quais são as dificuldades da equipe e treiná-la para superar. Pode saber quais as etapas da venda que limitam o desempenho e ainda ter um método de previsão de vendas que se torna cada vez mais preciso ao longo do tempo. É possível também ver com enorme clareza como as oportunidades de negócios evoluem ao longo do tempo e obter indicadores e métricas que podem ser utilizadas para previsões de vendas cada vez mais precisas e confiáveis.

Como começar

A montagem do pipeline se inicia com a definição das etapas do processo de vendas chamado também de fluxo comercial. Veja um exemplo.

 fluxo comercial web

 

A partir do exemplo, reúna sua equipe e desenhe o fluxo comercial da sua empresa, mas lembre-se de que ele pode variar com o produto ou serviço que você comercializa. Assim, é possível que você tenha fluxos comerciais diferentes para produtos e serviços diferentes. A partir daí defina as etapas que vão compor o seu pipeline de vendas.

Pipeline de Vendas

O pipeline pode ser visualizado um funil dividido em várias partes. Alguns são complexos com até 10 ou mais estágios mas deve-se evitar pipelines com mais de 6 etapas. Em cada parte do funil estão estágios do ciclo de vendas selecionados e cada estágio representa um avanço no processo. No exemplo temos um pipeline com 6 etapas construído a partir do fluxo comercial acima.

Etapas pipeline web

Análise do exemplo mostra a utilidade do pipeline como ferramenta de administração de vendas. No exemplo foram qualificados 100 suspects (que passam a ser chamados de prospects – clientes potenciais – após a qualificação), visitados 70, negociações técnicas foram iniciadas com 55 prospects, que geraram 40 propostas que evoluíram para 30 negociações comerciais que levaram a 20 vendas bem-sucedidas, gerando uma taxa de conversão de 20%.

É possível também saber o tempo médio de cada etapa e daí ter o tempo médio do ciclo de vendas. Analisando o tempo médio de cada etapa é possível saber quais são as etapas críticas e trabalhar sentido de aperfeiçoá-las. É possível também usar o pipeline para dimensionar o quadro de vendedores e para estabelecer metas de vendas: se sua equipe tem que visitar 100 clientes para fechar 20 vendas é razoável supor que terá que dobrar o número de visitas para fechar 40 vendas.

Mas a utilidade é ainda maior: se for construído um pipeline para cada vendedor é possível extrair informações relevantes sobre o desempenho de cada um. Por exemplo:

  • Qual é o vendedor que qualifica mais suspects?
  • Qual é o que visita mais?
  • Qual é o melhor negociador?
  • Qual é o que tem a taxa de conversão mais alta?

Muitos pensam que, para utilizar a metodologia do pipeline, é preciso adquirir um sistema de CRM ou de automação de vendas, mas isso é parte da verdade! A outra parte é que uma planilha Excel bem montada pode muitas vezes ser mais útil que um sistema caro, mal configurado ou mal utilizado. A realidade é que a construção e gestão do pipeline é uma metodologia e não uma tecnologia!

Outros benefícios do pipeline

  • O pipeline uniformiza o processo de vendas e permite focar nas melhores oportunidades: sua equipe trabalha com procedimentos claros e uniformes, além de identificar com muita facilidade as melhores oportunidades para movê-las de forma mais rápida e eficiente até o fechamento da venda.
  • Possibilita a visualização rápida e detalhada do andamento das oportunidades de negócio. Perguntas como: “quantas propostas acima de R$ 5.000,00 estão em fase de negociação com previsão de fechamento em dezembro” são respondidas rapidamente.
  • Identifica os gargalos de vendas: perguntas como “quais são os estágios da venda que apresentam barreiras para o fechamento do negócio” são também fáceis de serem respondidas.

Procure montar o pipeline da sua empresa junto com sua equipe.  É um exercício muito interessante. Veja quais passos foram percorridos nos melhores fechamentos e pelos melhores vendedores. Com isso, você terá o modelo de sucesso da sua empresa, a taxa de conversão mais eficiente e poderá estudar tecnicamente o perfil do vendedor de sucesso.

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